پس از تعریف مسیر توسعه دارایی، تصویب Business Case و تعیین معماری طرح معدنی، ارزش مورد انتظار باید از طریق مجموعهای از پروژههای منسجم، هماهنگ و قابلکنترل محقق شود. کیفیت مدیریت این پروژهها، نقش تعیینکنندهای در تبدیل مطالعات، تصمیمهای سرمایهگذاری و برنامههای توسعه به ظرفیت واقعی استخراج، فرآوری و بهرهبرداری دارد.
پروژههای تشکیلدهنده یک طرح معدنی، از اکتشاف و مطالعات تخصصی تا طراحی، تجهیز معدن، احداث کارخانه فرآوری، توسعه زیرساخت، راهاندازی، افزایش ظرفیت و بستن معدن، از نظر فنی و مدیریتی به یکدیگر وابستهاند. تأخیر، تغییر یا ضعف عملکرد در هر پروژه میتواند بر زمانبندی، جریان نقدی، ریسک و منافع کل طرح اثر بگذارد.
در بسیاری از سازمانها، پروژهها بهصورت مستقل و با روشهای متفاوت تعریف، برنامهریزی و کنترل میشوند. نبود ساختار حاکمیتی مشترک، مبانی برنامهریزی ناهماهنگ، ضعف در کنترل قراردادها و تغییرات و تأخیر در شناسایی انحرافات میتواند موجب افزایش هزینه، طولانیشدن مسیر توسعه و فاصلهگرفتن پروژهها از اهداف طرح معدنی شود.
خوشه «مدیریت اجرا و کنترل پروژههای طرح معدنی» بر ایجاد انضباط مدیریتی، شفافیت عملکرد و هماهنگی اجرایی در سطح پروژههای تشکیلدهنده طرح تمرکز دارد. جریان به سازمانها کمک میکند پروژهها را با محدوده روشن، ساختار مسئولیت مشخص، برنامه زمان و هزینه قابلاتکا، قراردادهای متناسب و نظام کنترل و گزارشدهی یکپارچه مدیریت کنند.
خدمات این خوشه در سه حوزه مکمل ارائه میشوند:
1. مدیریت پروژههای معدنی
تعریف، برنامهریزی، هدایت، کنترل و خاتمه پروژههای تشکیلدهنده طرح معدنی با تمرکز بر محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، منابع، ریسک، تغییرات، ذینفعان و تحقق خروجیهای مورد انتظار.
2. استقرار PMO و نظام یکپارچه کنترل پروژه
طراحی و استقرار ساختارهای حاکمیتی، فرایندها، استانداردها، سیستمهای برنامهریزی و کنترل، مدیریت ارزش کسبشده، گزارشدهی و داشبوردهای مدیریتی برای ایجاد تصویری یکپارچه و قابلاتکا از وضعیت پروژهها.
3. مدیریت قراردادهای معدنی
طراحی و راهبری چرخه قرارداد، از تدوین راهبرد قراردادی و انتخاب روش اجرای پروژه تا مناقصه، انتخاب پیمانکار، مدیریت تعهدات، تغییرات، ادعاها، اختلافات و ارزیابی عملکرد قراردادی.
این سه خدمت، سطوح متفاوت اما بههمپیوسته مدیریت اجرا را پوشش میدهند. مدیریت پروژه بر هدایت هر پروژه تمرکز دارد؛ PMO انسجام، استانداردسازی و کنترل مجموعه پروژهها را فراهم میکند؛ و مدیریت قرارداد، روابط، تعهدات و ریسکهای میان کارفرما، مشاوران، تأمینکنندگان و پیمانکاران را در چارچوب اهداف پروژه تنظیم مینماید.
پیوند خوشه دوم با مدیریت طرح معدنی
پروژههای این خوشه، اجزای اجرایی یک طرح معدنی واحد هستند و نباید مستقل از Business Case، نقشه راه و منافع کل طرح مدیریت شوند. جریان اطمینان میدهد که:
- اهداف هر پروژه با اهداف و منافع طرح معدنی همراستا باشند.
- خروجی هر پروژه، ورودی معتبر و بهموقع پروژهها یا مراحل بعدی را فراهم کند.
- تغییرات پروژهای براساس اثر آنها بر کل طرح ارزیابی شوند.
- زمانبندی و بودجه پروژهها با برنامه سرمایهگذاری طرح هماهنگ باشند.
- ریسکها و وابستگیهای میان پروژهها بهصورت یکپارچه مدیریت شوند.
- تصمیمهای قراردادی با ساختار ریسک و مدل اجرای طرح تناسب داشته باشند.
- تحویل پروژهها به مراحل بعد یا عملیات بهرهبرداری بهشکل کنترلشده انجام شود.
- موفقیت پروژه صرفاً با تکمیل فعالیتها سنجیده نشود، بلکه سهم آن در تحقق ارزش طرح نیز ارزیابی گردد.
وضوح در تعریف
هر پروژه باید دارای هدف، محدوده، خروجی، معیار پذیرش، مسئولیتها، محدودیتها و ارتباط مشخص با طرح معدنی باشد.
برنامهریزی یکپارچه
زمان، هزینه، منابع، قراردادها، تدارکات و نقاط تصمیم پروژه باید در یک برنامه مبنا و در ارتباط با سایر پروژههای طرح سازماندهی شوند.
کنترل مبتنی بر شواهد
پیشرفت پروژه باید براساس دادههای معتبر، قواعد اندازهگیری شفاف و مقایسه منظم عملکرد واقعی با برنامه مبنا ارزیابی شود.
مدیریت پیشنگر
هدف کنترل پروژه صرفاً گزارش وضعیت گذشته نیست؛ بلکه شناسایی زودهنگام روندها، پیشبینی پیامدها و فراهمکردن فرصت اقدام اصلاحی است.
یکپارچگی فنی، قراردادی و مدیریتی
تصمیمهای فنی، برنامه اجرایی، ساختار قرارداد، جریان نقدی، تأمین تجهیزات و وضعیت پیمانکاران باید بهصورت یک نظام واحد مدیریت شوند.
مدیریت فعال تغییرات
هر تغییر باید پیش از تصویب، از نظر ضرورت، منشأ، هزینه، زمان، ریسک، کیفیت و اثر آن بر منافع کل طرح ارزیابی شود.
پاسخگویی روشن
نقش کارفرما، مدیر طرح، مدیر پروژه، PMO، مشاور، پیمانکار و واحدهای عملیاتی باید بهروشنی تعریف شود و هر تصمیم دارای مالک و مهلت مشخص باشد.
آمادگی برای انتقال و بهرهبرداری
برنامهریزی پروژه باید از ابتدا، الزامات راهاندازی، Ramp-up، تحویل، آموزش، مستندسازی و پذیرش توسط بهرهبردار را دربر گیرد.
اصول ارائه خدمات در خوشه دوم
ارزش مورد انتظار از خوشه دوم
خدمات این خوشه به سازمان کمک میکنند:
- تصمیمهای سرمایهگذاری را به پروژههای روشن و قابلمدیریت تبدیل کند.
- میان پروژههای تشکیلدهنده طرح معدنی هماهنگی اجرایی ایجاد نماید.
- انحرافات زمان، هزینه و محدوده را زودتر شناسایی و کنترل کند.
- مبنای واحدی برای برنامهریزی، اندازهگیری پیشرفت و گزارشدهی ایجاد کند.
- ظرفیت مدیریتی و پاسخگویی سازمان را در اجرای پروژهها ارتقا دهد.
- عملکرد پیمانکاران و مشاوران را براساس تعهدات و شاخصهای روشن پایش کند.
- تغییرات و ادعاهای قراردادی را نظاممند و مستند مدیریت نماید.
- جریان نقدی، تدارکات و منابع پروژهها را با اولویتهای طرح هماهنگ سازد.
- تصمیمهای مدیریتی را بر مبنای اطلاعات بهموقع و قابلردیابی اتخاذ کند.
- انتقال از مطالعات به توسعه و از پروژه به عملیات را با ریسک کمتر انجام دهد.
- احتمال تحقق ظرفیت، عملکرد و منافع مصوب طرح معدنی را افزایش دهد.
هدف نهایی این خوشه، صرفاً اجرای منظم پروژهها نیست؛ بلکه ایجاد اطمینان از آن است که پروژههای تشکیلدهنده طرح معدنی، در چارچوبی هماهنگ و قابلحاکمیت، سرمایه تخصیصیافته را به خروجیهای فنی، ظرفیت عملیاتی و ارزش قابلتحقق تبدیل کنند.